Dinámicas de Trabajo en la "Nueva Normalidad" - Retos y Oportunidades

Flexibilidad y adaptabilidad en tiempos de pandemia

A raíz de la declaratoria de emergencia sanitaria, en el mes de marzo de 2020, todas las condiciones del desempeño laboral y profesional cambiaron radicalmente, las dinámicas de relacionamiento al interior de la entidad y con los grupos de valor externos, se hicieron un tanto inciertas y requirieron un ejercicio rápido de flexibilidad y adaptabilidad.

Las reuniones con los diferentes funcionarios, tanto internos como externos, siempre se realizaban de manera presencial, ya sea en las instalaciones del Ministerio o con desplazamientos al territorio, por supuesto utilizando las herramientas y formatos de acuerdo con nuestro sistema de gestión de la calidad. También se organizaban, con mucha anticipación y con todos los atenuantes que implica la logística, reuniones con todos los secretarios de educación a nivel nacional.

El que todos tuviéramos que replegarnos y confinarnos en nuestras casas, hizo que volteáramos la mirada hacia los medios tecnológicos, casi de una manera obligada y recelosa, buscando tal vez respuestas a preguntas que nunca nos habíamos hecho.

Fue así como, institucional y personalmente, se empezaron a redescubrir herramientas como Cisco Webex, Microsoft Teams, Google Meet y el famoso WhatsApp, por supuesto. Se empezó a romper con esas formalidades de trámites extensos para lograr una comunicación y transmitir un mensaje. De este modo, se han realizado más de 30 encuentros con los secretarios de educación y sus equipos (cuando en condiciones normales se hacían cuatro al año), a través de la plataforma Cisco Webex, con promedios de asistencia en algunas ocasiones de más de 600 personas, además, todas las reuniones internas a nivel de subdirecciones, direcciones, viceministerios y ministerios se hacen a través de Microsoft Teams, con una regularidad y precisión asombrosas.

Estas herramientas tecnológicas que facilitan la comunicación estaban disponibles antes de la pandemia. Su uso ha permitido una rapidez en la transmisión de información de vital importancia, así como los diferentes lineamientos que han emanado del ministerio, permitiendo trazar una ruta de navegación y de toma de decisiones al interior de las entidades territoriales. Por otra parte, se han dejado de lado tantos tramites y formalismos para el acompañamiento, que el acercamiento nunca ha sido más prolijo.

En resumen, el uso de todas estas nuevas tecnologías ha permitido una mayor flexibilización en las dinámicas de trabajo, una mejora substancial en la comunicación, la ruptura de trámites y barreras preconceptualizadas y ha logrado respuestas inmediatas a requerimientos urgentes, con un mayor acercamiento en tiempo real a los actores de valor.

Concluyo diciendo: si toda esta experiencia ha resultado tan positiva y productiva, solo quedaría responder a una pregunta primaria: ¿por qué no lo hacíamos antes?